DIŞ TİCARET İŞLEMLERİNDE PROFORMA FATURALAR

Proforma faturalar; satıştan önce, ihracatçı tarafından hazırlanarak, ithalatçıya gönderilen teklif faturalarıdır. Dış ticaret işlemlerinde genellikle, düzenlenme aşamasında gerekli özenin gösterilmediği bu belgeler, sürecin sorunsuz yaşanması adına, çok dikkatli bir şekilde hazırlanmalıdır.

Fiyat teklifi yapılırken, sunum önemli bir rol oynamaktadır. Bazı ihracatçı firmalar fiyat tekliflerinin ithalatçılara ulaştırılmasında özel formlar (Soft Offer / Full Corporate Offer/ Quotation) kullanırken, bazı firmalar ise proforma fatura kullanmaktadır.

Burada unutulmaması gereken önemli husus, teklif sunumu hangi form kullanılarak yapılırsa yapılsın, teklifin açık bir dille hazırlanması ve müşteri tarafından talep edilen hususlar ile ilgili tüm detayları içermiş olmasıdır.

Proforma faturalar; malın cinsini, miktarını, birim fiyatını, ödeme şeklini, tutarını gösteren ve bazı hallerde opsiyon taşıyan belgelerdir. Eğer ithalatçı bu teklifi kabul eder ve satış gerçekleşirse, proforma fatura içeriği ticari faturaya aktarılır. Bu anlamda proforma faturalar, ticari faturaların düzenlenmesine esas teşkil ederler.

Bir opsiyon taşıyan proforma faturaların, sözleşmeye dönüşebilmesi için ithalatçının, proforma fatura üzerindeki şartları kabul ettiğini, gösterilen süre içinde beyan etmesi gerekir.

Proforma fatura, hiçbir mali yükümlülük meydana getirmez. İhracatçının vermiş olduğu bu fatura karşılığında herhangi bir ödeme veya KDV söz konusu edilmez.

Proforma Faturalarda Yer Alması Gereken Unsurlar:

• İhracatçının unvanı ve açık adresi

Ticaret Sicili Gazetesi’ nde belirtilen unvan ve adrese uygun olarak, ihracatçı firma bilgilerine yer verilmelidir.  

•  İthalatçının unvanı ve açık adresi

Tam ve eksiksiz olarak belirtilmelidir.

• Mal tanımı ve nitelikleri

Mal tanımı ve nitelikleri hakkında tüm detaylı bilgileri içermelidir.

• Mal miktarı

Teklif edilen miktarın, belirtilen sürede üretilebileceğinden ve/veya tedarik edilebileceğinden emin olunarak yer verilmelidir.   

• Birim fiyat
•  Malın teslim şekli  (Incoterms….versiyonu)

Örneğin; EXW/Kayseri-Incoterms 2020 olarak belirtilmelidir.

• Malın yükleme tarihi       

Belirtilen tarihte ( akreditifli işlemlerde ise, en geç o tarihe kadar) yüklemenin yapılabileceğinden emin olunmalıdır.

• Malın yükleme yeri
• Malın boşaltma yeri
• Ödeme şekli

Ödemenin peşin, kabul kredili, mal mukabili, akreditif, garanti veya BPO ödeme yöntemlerinden hangisinin kullanılarak yapılacağı belirtilmelidir.  

• Banka bilgileri

İhracatçının Bankası ile ilgili bilgiler doğru ve eksiksiz olarak yer almalıdır.

• Fiyat teklifinin geçerlilik süresi  

Geçerlilik süresi, verilen fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu gösterir. Şayet ithalatçı, bu süre içinde kesin sipariş verip anlaşma yapmaz ise, o tarihten sonraki siparişlerde verilen fiyatın değişebileceği anlaşılır.

• Varsa, ekli dokümanlar hakkında bir not

 Proforma fatura ekinde, tanıtım broşürleri vb. materyal sunulması durumunda, buna dair bir açıklamaya yer verilmelidir.